Кадровое агентство по подбору персонала в Москве
Синяя полоса Поиск и подбор сотрудников Поиск работы в Москве Контакты 2 синих полосы
Часть фона О компании

Кадровое агентство -> Все статьи -> Статьи о работе - 7 -> Порядок в офисе: законы документооборота

Порядок в офисе: законы документооборота.

Вы не справляетесь с поступлением входящей корреспонденции? Через ваш офис словно прошел ураган? Пришло время выигрывать сражения в войне против разбросанных документов. В зависимости от масштаба беспорядка в вашем офисе, разделите рабочее время на утро, день, вечер и проследите, как работает система регистрации и как организован рабочий процесс в эти периоды.

И тут двумя основными врагами являются «откладывание дел на потом» и отсутствие планирования. Но если вы будете следовать этим советам один за другим, то начнете методично двигаться по пути к осуществлению новых планов и организованной системе документооборота в вашем офисе.

Документооборот Этап 1: небрежный беспорядок.
Первым шагом является строгая сортировка работ, проектов, документов в упорядоченные ячейки в зависимости от характера этих документов. Если ваша главная проблема в том, что деловая переписка образует стопку в углу, ваша первоначальная задача заключается в разработке логического способа организации этих документов таким образом, чтоб вы мгновенно нашли нужные бумаги.

Разработайте классификацию для документов по виду, предназначению, дате, теме. Однако, если у вас смешанный мешок писем, счетов, квитанций, статей и рукописных заметок на клочках бумаги, вы должны сортировать их в различные категории, прежде чем вы сможете применить более строгий порядок их классификации.

Этап 2: разработка системы регистрации и хранения.
Каждое из совокуплений ваших бумаг представляет собой категорию, которая должна иметь упорядоченную систему накопления и хранения материалов. Насколько велики накладки сейчас и насколько они могут стать больше в следующем году? Ответ на этот вопрос определит, каким образом упорядочить вашу систему регистрации. Распределите свои документы методично в их новые ячейки, четко маркируя каждый раздел и подраздел.

Сотрудник должен быть в состоянии найти любую бумажку быстро и легко. Создайте метки, хоть это кропотливое действие, однако они сэкономят вам часы потерянного времени в долгосрочной перспективе, потому что они приведут вас прямо к тому важному документу, который считался утраченным.

Этап 3: контроль каждый день.
После того как документация аккуратно классифицирована и спрятана, очень важно защитить себя от необходимости проходить через тот же процесс еще раз. Ключ к этой возможности таится в искоренении старой привычки бросать ваши документы в угол. Использование новой системы классификации и хранения должна войти в привычку.

Создание новой системы документооборота требует затрат времени и усилий, но преимущества являются значительными. Вы не только не впадете в панику при необходимости срочно найти что-нибудь, но также создадите неоспоримый профессиональный имидж, так как без особых усилий получите необходимую документацию всякий раз, когда вам это нужно.

30.10.2011